O KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur słyszy się w ostatnich tygodniach bardzo często. Nic dziwnego, skoro można go potraktować jako iście kopernikańską zmianę w fakturowaniu. Jakie dokładnie zmiany wprowadza ten system w kontekście pracy przedsiębiorców oraz specjalistów ds. podatków?
Obsługa KSeF-u w praktyce — z czym się wiąże?
Jak w praktyce będzie wyglądać praca z KSeF-em? Za pomocą platformy (a konkretnie API użytkownika lub Aplikacji Podatnika KSeF) przedsiębiorca sporządza fakturę. Następnie jest ona wysyłana do systemu, gdzie przechodzi proces weryfikacji, zgodnie ze standardami narzuconymi przez Ustawę o Rachunkowości. Następnie, jeśli faktura zostanie zweryfikowana poprawnie, system przypisze jej unikalny numer KSeF. Na jego podstawie będzie można odszukać ją w systemie.
Co ważne, użytkownik KSeF otrzymuje (podobnie jak np. w przypadku cyfrowych deklaracji podatkowych) Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Po jego otrzymaniu faktura, jako dokument sprzedaży, będzie od razu dostępna dla kontrahenta. Dzięki temu przedsiębiorca nie będzie musiał pamiętać o przesłaniu jej drogą mailową.
Warto również pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, faktury z KSeF są przechowywane na serwerze przez 10 lat. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie jest już zobowiązany do własnoręcznego zapisywania faktur na nośniku lub przechowywania ich w wersji papierowej.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma informatyczna służąca do wystawiania, odbierania, przesyłania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System ten ma na celu uszczelnienie podatków, a co za tym idzie wzrost przychodów budżetu państwa. Ważną zaletą KSeF jest również uproszczenie procedur podatkowych po stronie przedsiębiorców.
Obsługa systemu KSeF, choć dość intuicyjna, wymaga pewnego merytorycznego wprowadzenia. Istnieje możliwość skorzystania z wielu różnych programów szkoleniowych, które mają na celu zaznajomienie słuchaczy z nowym standardem fakturowania.
Co warto wiedzieć o KSeF?
Krajowy System e-faktur to zupełnie nowy standard w zakresie obrotu fakturami. Zmiany, z którymi powinni zapoznać się przedsiębiorcy oraz księgowi, dotyczą przede wszystkim takich kwestii, jak:
- zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w polskiej przestrzeni biznesowej,
- metody wystawiania faktur w systemie, zwanych również fakturami ustrukturyzowanymi,
- obowiązki podatników, które wynikają z wprowadzenia nowego systemu,
- skutki, z jakimi wiąże się wprowadzenie nowego standardu ewidencjonowania faktur,
- szczegóły techniczne dotyczące przede wszystkim dostosowania systemu do profilu działalności firmy, przydzielania użytkownikom określonych uprawnień, a także integracja KSeF-u z oprogramowaniem wykorzystywanym w rachunkowości.
Poznaj KSeF z pomocą profesjonalistów
Masz wątpliwości dotyczące KSeF i pracy z tym systemem? Jesteś księgowym lub przedsiębiorcą? Jeśli tak, to koniecznie zapoznaj się z ofertą szkoleń realizowanych przez Fundację Rozwoju Rachunkowości. Na stronie https://www.frr.pl/szkolenie/1721/ksef dowiesz się wszystkiego na temat profesjonalnych zajęć ułatwiających zapoznanie się z tym rozwiązaniem.
Dlaczego warto wziąć udział w tematycznych szkoleniach z KSeF-u? Po pierwsze, są one dedykowane dla przedsiębiorców i księgowych, a więc osób, które mają z nim do czynienia na co dzień. Po drugie, wdrożenie KSeF staje się obowiązkowe już od 2026 roku. Oznacza to, że już wkrótce polski system ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, będzie w całości opierał się na tej platformie.
Dzięki tematycznym szkoleniom lepiej poznasz KSeF, dowiesz się więcej interesujących rzeczy dotyczących jego obsługi, a także zyskasz przewagę nad swoją konkurencją. Przekonaj się, jak niewiele trzeba, aby zyskać zupełnie nowe możliwości w zakresie fakturowania i ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.
